Jörg Schielein, Leiter GEFMA AK FM-Recht

Leiter GEFMA AK FM-Recht

1Wie lang sind Sie schon Leiter des GEFMA AK FM-Recht?
Ich bin seit der Gründung des AK FM-Recht Ende 2007 dessen Leiter.
2Wer hat ihn gegründet und warum?
Die Gründung durch den Verband GEFMA ist erfolgt, weil seit dem Inkrafttreten der Betriebssicherheitsverordnung 2002 die Rechtsfragen im Facility Management immer mehr Gewicht erlangt haben und auch das Thema Betreiberverantwortung zunehmend Aufmerksamkeit erfahren hat. So erschien es konsequent, diesem Thema nicht nur im Richtlinienwesen, sondern auch in der Verbandsarbeit den notwendigen Raum zu schaffen. Dabei wurde immer wieder deutlich, dass Juristen und „FMler“ nicht unbedingt die gleiche Sprache sprechen. Der AK hat sich damals zum Ziel gesetzt, die notwendige Übersetzungsarbeit zwischen den Disziplinen zu leisten.
3Wer sind die Mitglieder im AK Betreiberverantwortung der GEFMA?
Im AK finden sich Dienstleister, Eigentümervertreter und Berater mit sehr unterschiedlichem Hintergrund. Auch Vertreter der Versicherungswirtschaft sind von Anfang an engagiert. Natürlich wechselt der Kreis der Teilnehmer mit den Jahren, aber der „harte Kern“ arbeitet nun schon seit fast 10 Jahren an den immer wieder spannenden Themen zusammen. Unsere Arbeit profitiert aber auch von neuen Kolleginnen und Kollegen. Wir freuen uns deshalb über jeden, der seine Erfahrungen im FM einbringen und neu dazu kommen möchte.
4Wie lange beschäftigen Sie sich schon mit dem Thema Betreiberverantwortung?
Ich persönlich beschäftige mich seit dem Jahr 2005 intensiv mit dem Thema Betreiberverantwortung im FM. Vorher lag mein Schwerpunkt auf der sog. rechtssicheren Organisation, insbesondere bei Stadtwerken – also einem rechtlich sehr verwandten Thema. Rödl & Partner, insbesondere in Person von Herrn Glauche, befasst sich mit dem Thema in der FM-Branche aber bereits sehr viel länger. So ist er u.a. Autor der GEFMA Richtlinie 190 „Betreiberverantwortung im FM“, die bereits im Januar 2004 erschienen ist.
5Was heißt für Sie persönlich Betreiberverantwortung?
Betreiberverantwortung ist in der Tat kein Begriff, der in Gesetzgebung oder Rechtsprechung eine Legaldefinition erfahren hat. Es ist also eine individuelle Entscheidung innerhalb einer Organisation, welche Aspekte der „Compliance“ man darunter fassen und in der betrieblichen Realität abbilden möchte. Für mich ist Betreiberverantwortung folgendes: „Betreiberverantwortung ist die notwendige Folge der Aufgabe, beim Betrieb einer Immobilie und der dazu gehörenden Freiflächen [eines Grundstücks und seiner wesentlichen Bestandteile] dafür zu sorgen, dass alle dem Schutz fremder Rechtsgüter dienenden gesetzlichen Pflichten (Betreiberpflichten) mit der erforderlichen Kompetenz erfüllt werden.“ Betreiberverantwortung betrifft also weite Teile des Arbeitsschutzes ebenso wie Pflichten, die sich aus der Eigentümerstellung ergeben und natürlich auch die allgemeinen Verkehrssicherungspflichten. Ich verstehe damit ein breites Spektrum öffentlich-rechtlicher, strafrechtlicher und zivilrechtlicher Pflichten unter diesem Begriff – das macht das Thema ja für alle Beteiligten so interessant.
6...und was für den AK Betreiberverantwortung der GEFMA?
Wir haben diese Definition bei Rödl & Partner im Kreis unserer internen Praxisgruppe FM-Recht erarbeitet und machen sie zur Grundlage sämtlicher Beratungsprojekte und Diskussionen. Auch im AK FM-Recht kommt dieses Verständnis unserer Begriffsdefinition immer wieder zum Ausdruck und wird – soweit ich das erkennen kann – auch von allen Beteiligten geteilt.
7Setzt der AK Schwerpunkte bei der Bearbeitung des Themas Betreiberverantwortung?
Bei dem breiten Verständnis, mit dem wir das Thema angehen ist es tatsächlich so, dass nahezu alle unserer Arbeitsschwerpunkte der letzten Jahre direkt oder indirekt mit dem Thema Betreiberverantwortung eng verknüpft waren. Neben der Frage, wie man das Thema generell angehen kann und welche Rollen es insoweit geben kann, beschäftigen uns aber z.B. auch Fragen der Versicherung im FM oder aktuell die Novelle der Betriebssicherheitsverordnung 2015.
8Fokussiert der AK auf bestimmte Unternehmensgrößen, Unternehmenstypen oder Branchen?
Nein, der AK fokussiert auf die Themen, die die Teilnehmer bewegen. Das ist branchen- und größenunabhängig. Auch die Unterscheidung zwischen der öffentlichen Hand und der Privatwirtschaft ist für uns unwichtig.
9Wie erhält der Anwender Zugriff auf die Ergebnisse der Arbeit des AK Betreiberverantwortung?
Der Verband GEFMA zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass er ein umfangreiches Richtlinienwesen vorhält und ständig weiter entwickelt. Dazu tragen die Arbeitskreise aktiv bei. Auch der AK FM-Recht stellt die wesentlichen Arbeitsergebnisse deshalb in Form von Richtlinien oder Verzeichnissen zur Verfügung. Im Richtlinienwesen bei GEFMA ist für Rechtsfragen ein eigener Nummernkreis 300 für solche Veröffentlichungen vorgesehen (z.B. GEFMA 300 Rechtsfragen im FM, GEFMA 310 Umgang mit Technikklauseln im FM oder GEFMA 330 Teil 1 und 2 - Versicherung im FM).
10Gibt es eine Art Blaupause für die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung, also die berühmten 5 Schritte zum Erfolg?
Diese Blaupause gibt es. Das ist der Rödl & Partner Masterplan Betreiberverantwortung, den wir vor einigen Jahren zu unserer Bundesfachtagung Betreiberverantwortung, bei der Herrn Glauche und mir die fachliche Leitung obliegt, erstmals vorgestellt haben. Dabei handelt es sich um eine Projektstruktur, die sich an den bewährten PDCA-Zyklus (plan-do-check-act) anlehnt und es ermöglicht, das Thema Betreiberverantwortung Schritt für Schritt abzuarbeiten. Die zusätzlichen Tools dazu gibt es zwischenzeitlich auch, sodass die Umsetzung der Betreiberverantwortung inzwischen systematisch und gut planbar möglich ist.
11Ist das Thema Betreiberverantwortung bei den Verantwortlichen schon angekommen und wenn ja, in welcher Dringlichkeit wird es wahrgenommen?
Absolut. Nach über 10 Jahren Diskussion kann man sicher sagen, dass das Thema Betreiberverantwortung die meisten Verantwortlichen erreicht hat. Ich bin auch überzeugt, dass es alle Verantwortlichen als dringlich einstufen – alles andere wäre auch sehr irritierend. Warum trotzdem noch nicht alle mit der systematischen Umsetzung begonnen haben, liegt unserer Erfahrung nach daran, dass man vor der vermeintlich großen Aufgabe zurückschreckt. Aber bekanntermaßen beginnt ja auch die längste Reise mit dem ersten Schritt! Und so lang ist die Reise dann auch wieder nicht, wenn man es pragmatisch und mit Augenmaß angeht.
12Was sind aus Ihrer Erfahrung heraus die häufigsten Probleme bei der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung?
Da sind sicher zunächst die “Berührungsängste” zu nennen. Zunächst wird das Thema nach wie vor als schwer greifbar und in jedem Fall sehr komplex wahrgenommen. Das ist auch richtig, aber, wie gesagt, es gibt inzwischen die notwendigen Instrumente, mit denen die Einstiegshürden aus dem Weg geräumt werden konnten. Danach folgt sicher das Ressourcenproblem. Die Umsetzung der Betreiberverantwortung erfordert interne und externe Ressourcen. Die externen Ressourcen sind dabei meist das geringere Problem. Schwieriger ist, in der bestehenden Organisation ausreichend Mitarbeiter zu finden, die sich mit diesem Thema im Detail beschäftigen können. Den Kopf in den Sand zu stecken, ist aber auch in so einer Situation sicher falsch. Ein weiteres, externes Problem ist, dass bei vielen Dienstleistern eine hohe Fluktuation herrscht und das Vorhalten qualifizierten Personals eine immer größere Herausforderung darstellt. Das wirkt sich negativ auf die Qualität der erbrachten Leistung aus und erfordert gleichzeitig einen höheren Steuerungs- und Kontrollaufwand für die Auftraggeberorganisation – ein kleiner Teufelskreis.
13Auf welches Zeitfenster muss sich ein Unternehmen einstellen, bis die Prozesse zur sicheren Wahrnehmung der Betreiberverantwortung wirkungsvoll implementiert sind?
Wenn ein Unternehmen ganz am Anfang steht, wird es unter vier bis sechs Monaten kaum zu bewerkstelligen sein. Aber solche Projekte können auch durchaus ein Jahr und länger dauern. Das heißt natürlich nicht, dass die beteiligten Kollegen dauerhaft mit dem Projekt beschäftigt sind, aber wenn man so ein Projekt vernünftig neben der täglich ohnehin notwendigen Arbeit in den Griff bekommen möchte, kostet das einfach seine Zeit. Unsere Erfahrung als Berater ist allerdings – anders als bei vielen anderen Projekten – dass die Beteiligten mit Spaß und großem Interesse an die Projekte herangehen. Sie lernen dabei sehr viel über das Thema Betreiberverantwortung, lösen nebenbei häufig innerbetriebliche Zuständigkeitsdiskussionen, die oft seit langem in einer Sackgasse stecken und realisieren ganz nebenbei, dass Angst bei all diesen Fragen der falsche Ratgeber ist.
14Welche Kosten kommen auf Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Betreiberpflichten zu?
Das hängt sehr stark von der Unternehmensgröße, der Komplexität der Immobilien und Tätigkeiten, aber auch den Möglichkeiten des Unternehmens ab. Es ist etwas anderes, das Thema bei einer Bank oder Versicherung umzusetzen, als bei Produktionsstätten in einem High-Tech-Industrieunternehmen oder einem Krankenhaus. Kann ein Unternehmen viele Aufgaben selbst durch eigene Mitarbeiter erledigen, entfallen zumindest Beraterkosten und reduzieren sich auf ein Coaching im Projekt. Besteht diese Möglichkeit nicht und muss z.B. ein Externer zuerst die Anlagen und den Anlagenzustand aufnehmen, wird das Projekt insgesamt sehr viel aufwändiger. Pauschal eine Summe oder Bandbreite zu nennen, wäre deshalb aus meiner Sicht wenig aussagekräftig.
15Kann die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung durch Software wirkungsvoll unterstützt werden und falls ja, welche Arten von Software sind geeignet und was ist generell zu beachten?
Unbedingt. In Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung ist Software aus meiner Sicht sogar der Schlüssel zu einer effizienten und effektiven Wahrnehmung der Betreiberverantwortung – unabhängig von der Frage, ob die Aufgaben mit eigenen Mitarbeitern oder durch einen externen Dienstleister erbracht werden. Die Bandbreite der einsetzbaren Software ist dabei natürlich groß. Es gibt Unternehmen, die auf der Basis von SAP sehr gute Ansätze entwickelt haben, insbesondere in der Wohnungswirtschaft sind spezielle Programme zur Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten auf dem Markt und natürlich können auch CAFM-Systeme sehr wertvolle Dienste leisten. Für den Content, also das was tatsächlich getan werden muss, bieten wir unser Regelwerksinformationssystem REG-IS an http://www.reg-is.de, das zwischenzeitlich auch mit vielen CAFM-Systemen bzw. mit SAP gekoppelt werden kann. Für die organisatorische Umsetzung im Unternehmen arbeiten wir sehr erfolgreich mit einer Führungs- und Steuerungssoftware namens Vision.IC http://communic.eu/software.html. Damit können die Aufgaben der Betreiberverantwortung optimal in die bestehende Organisation integriert werden und durch qualifizierte Feedback die bei allen Delegationen erforderliche Überwachungsfunktion aufwandsarm nachvollzogen werden.

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